BUMA-Homes - luotettava vaasalainen kiinteistönvälittäjä

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Oy BUMA-Homes Ab
Rantalinna, Rantakatu, 65100 VAASA
Puhelin 020 116 0200

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Oy BUMA-Homes Ab
Toimitusjohtaja Janne Ala
Rantalinna, Rantakatu, 65100 VAASA
Puhelin 020 116 0200
etunimi.sukunimi(at)bumateam.fi

3. Rekisterin nimi

Oy BUMA-Homes Ab:n asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakkaalle suunnattuun palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen; asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, palveluiden laskuttamiseen, maksujen keräämiseen ja perimiseen; asiakasmainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen; rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn peruste mainonnan ja markkinoinnin osalta on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisteröidyn suostumus. Asiakassuhteen hoidon osalta peruste on asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen sopimus.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja:

  • henkilön nimi
  • yhteystiedot (kotiosoite, matka- ja/tai muu puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • henkilötunnus
  • kansalaisuus ja kieli
  • yhteisön edustaja (rekisteröidyn työnantaja ja asema)
  • toimeksiantosopimuksen sisältö
  • toimeksiantokohteen tiedot
  • toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut toimeksiannon täyttämiseksi tarvittavat tiedot
    • kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona
    • onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa
    • mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumista ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot
  • toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot
  • toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkaaseen liittyvä yhteydenpito
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Lain tai rekisterinpitäjän velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua pidempään. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla.

Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvat tiedot voidaan poistaa, jos rekisteröity vaatii itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo ennen edellä mainittua ajankohtaa. Anonymisoitua tietoa ei pysty yhdistämään henkilöön ja siksi sille ei ole määritelty poistamisvelvollisuutta.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan, kuin rekisteröity arvioidaan olevan kiinnostunut markkinoitavista tuotteista tai palveluista. Edellyttäen kuitenkin, että rekisteröity ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto henkilöstä ja suoramarkkinoinnin kieltämisestä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana suoraan asiakkaalta itseltään. Tietoja voidaan kerätä ja täydentää henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten tapahtumien yhteydessä. Organisaation tietojen osalta tietoja voidaan hakea mahdollisesti myös Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai julkisista lähteistä kuten WWW-sivut.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin ja mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän konsernin henkilörekistereihin; toimeksiannon tekijälle; pilvipalvelutarjoajille aineiston käsittelemiseksi asianmukaisissa järjestelmissä; järjestelmien ja ohjelmistojen ylläpitoon liittyville henkilötietojen käsittelijöille; verottajalle luovutetaan asiakkaan puolesta tekemämme varainsiirtoveroilmoituksen yhteydessä ostajien henkilötiedot; taloyhtiön nimeämälle isännöitsijälle luovutetaan ostajien ja myyjien henkilötiedot kauppakirjan, veroilmoituksen ja asunto-osakkeen kaupassa osakekirjan kopioina; ostajan pankille kauppakirjan sisältämät tiedot; kaupanvahvistajalle luovutetaan kiinteistökauppojen henkilötiedot; asiakkaalle, joka tekee ostotarjouksen luovutetaan lainhuutotodistus ja isännöitsijän todistus, joista selviää kiinteistön- ja asunto-osakkeen omistajien henkilötiedot; viranomaisille oikeuden määräyksen, lainsäädännön tai viranomaisen määräysten mukaisesti.

Tunnistamistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen.

Luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle rekisterinpitäjän palveluntarjoajille. Tällöin palveluntarjoaja on sitoutunut tietosuojasuojalainsäädännön mukaiseen Privacy Shield -sopimukseen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojen luottamuksellisuutta.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja sähköisesti talletetut tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteistojen tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Henkilötietojen käsittely on mahdollistettu vain niille työntekijöille, joiden työnkuvaan se kuuluu.

A. Manuaalinen aineisto
Säilytetään tilassa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsy.

B. Sähköisesti talletetut tiedot
Tietojen käsittelyyn osallistuvalla rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin rekisterin tietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu palomuurein, salauksin, tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

11. Profilointi

Rekisterinpitäjä voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan tunnisteella, jonka avulla palvelun käyttämisessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Näin luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia tai profilointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

13.1. Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

13.2. Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

13.3. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

13.4. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13.5. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

14. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Pyyntö on oltava kirjallinen. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

Myytkö kotiasi tai etsitkö uutta? Ota yhteyttä